Plan Projektu

Krok 1: Planowanie i Przygotowanie
 

• Zdefiniowanie celu webinaru:
  Zdecyduj, co webinar ma osiągnąć. Oto przykłady celów:
  • Przekazywanie kluczowych informacji
  • Szkolenie z nowych procedur lub produktów
  • Generowanie wartościowych leadów
• Określenie grupy docelowej:
  Kto jest Twoją publicznością? Czego oczekują? Co sprawi, że uczestnicy po webinarze poczują, że czas był dobrze wykorzystany?
• Wybór tematu i tytułu:
  Niech będą chwytliwe i spójne z celem webinaru. Przyciągnij uwagę od samego początku!
• Data i czas:
  Wybierz dogodny termin, uwzględniając różnice czasowe, dostępność prelegentów, uczestników oraz zespołu wspierającego.
• Wybór narzędzi:
  Wybierz i przetestuj narzędzia do marketingu, rejestracji, pobierania opłat i realizacji webinaru (np. Zoom, Zoom Events, Webex, MS Teams Live Event, Vimeo, GoToWebinar, Clickmeeting.
• Planowanie treści:
  Ustal wytyczne dla prezentacji: liczbę slajdów, długość nagrań, rozdzielczość zdjęć itd., aby wszystko było na najwyższym poziomie.
• Zbierz zespół:
  Jeśli potrzebujesz moderatora, prelegentów czy wsparcia technicznego, stwórz zespół, który zapewni płynny przebieg wydarzenia.

Krok 2: Promowanie wydarzenia i zaproszenie uczestników
 

• Tworzenie materiałów promocyjnych:
  Zleć profesjonalne opracowanie grafiki, nagrań wideo, banerów i e-maili. Twoje materiały promocyjne będą wyróżniać się na tle konkurencji.
• Opracowanie i testy strony do rejestracji:
  Ustaw intuicyjną stronę rejestracji, gdzie uczestnicy mogą łatwo się zarejestrować. Formularz zbiera dane kontaktowe oraz zgody na przetwarzanie danych osobowych, zapewniając pełną zgodność z RODO.
• Wydarzenie wewnętrzne w Twojej orgnizacji:
  Przygotuj kompleksowy plan komunikacji wewnętrznej, aby poinformować wszystkich o nadchodzącym wydarzeniu. Wykorzystaj wewnętrzne bazy e-mailowe i dostęp do kalendarzy współpracowników. Pamiętaj o zaproszeniu również tych, którzy nie mają dostępu do komputera, organizując dla nich odpowiednie miejsce do oglądania i słuchania webinaru.
• Przygotowanie kampanii PR i Marketingowej:
• Przygotuj kompleksowy plan komunikacji wewnętrznej, aby poinformować wszystkich o nadchodzącym wydarzeniu. Wykorzystaj wewnętrzne bazy e-mailowe i dostęp do kalendarzy współpracowników. Pamiętaj o zaproszeniu również tych, którzy nie mają dostępu do komputera, organizując dla nich odpowiednie miejsce do oglądania i słuchania webinaru.

Krok 3: Przygotowanie Techniczne
 

• Ustawienie i testy sprzętu:
  Mikrofony, kamery, oświetlenie, internet.
• Próba generalna:
  Przejdź przez wydarzenie krok po kroku z całym zespołem realizacyjnym. Przetestuj agendę webinaru, sprawdzając poziom dźwięku, wygląd prelegentów, płynne pokazy slajdów, odtwarzanie muzyki i nagrań. Próba może być nagrywana, aby wyciągnąć wnioski: co działa, a co wymaga poprawy.
• Przygotowanie kanałów do interakcji:
  Skonfiguruj narzędzia do pytań i odpowiedzi, ankiet oraz czatu. Upewnij się, że moderatorzy poszczególnych kanałów są ze sobą skomunikowani. Przygotuj również listę spodziewanych pytań z gotowymi odpowiedziami, co ułatwi moderatorom pracę.
• Zasady uczestnictwa w webinarze:
  Przygotuj jasne zasady dla uczestników (jak zadawać pytania, wyciszanie mikrofonów itp.) i przedstaw je na początku wydarzenia.

Krok 4: Prowadzenie Webinaru
 

• Logowanie:
  Zaloguj się odpowiednio wcześnie, aby przygotować i sprawdzić wszystko na czas.
• Witanie uczestników:
  Powitaj uczestników z entuzjazmem, przedstaw agendę webinaru, moderację i naszych wyjątkowych prelegentów.
• Prowadzenie:
  Utrzymuj dynamiczne tempo, kontroluj czas, zarządzaj pytaniami i interakcją, aby spotkanie było płynne i efektywne.
• Rozwiązywanie problemów:
  Bądź przygotowany na wszelkie techniczne niespodzianki, miej zawsze pod ręką plan awaryjny.

Krok 5: Po Webinarze
 

• Podziękowania:
  Wyślij wyjątkowy e-mail z podziękowaniami, zawierający link do nagrania oraz inne obiecane materiały z webinaru.
• Analiza:
  Zbierz cenny feedback, przeanalizuj dane dotyczące uczestnictwa, rejestracji i interakcji, aby zrozumieć, co przyniosło największy sukces.
• Follow-up:
  Skontaktuj się z uczestnikami, oferując im specjalne oferty, dodatkowe materiały edukacyjne lub informacje o nadchodzących wydarzeniach.
• Archiwizacja:
  Przygotuj nagranie do bezpiecznej archiwizacji lub udostępnij je na żądanie, aby Twoje treści były zawsze dostępne.
• Raportowanie:

  Przygotuj szczegółowy raport z wynikami webinaru, który pomoże Twojemu zespołowi lub klientom w podejmowaniu strategicznych decyzji.

   

OIWW  to Twój partner biznesowy - Nie wiemy wszystkiego o webinarach, ale pracujemy z ludżmi, którzy znają się na dopasowaniu poszczególnych składników w zakresie planowania, marketingu, PR i technologii razem, aby Twóje wydarzenie osiagnęło sukces.

Realizujemy webinary online jak i webinary, które wymagają współpracy ze studiem lub studiami w Polsce i na całym świecie. Nasi klienci to międzynarodowe organizacje, korporacje, NGO i firmy, które potrzebują dotrzeć do wybranych ludzi z danymi, informacją i wiedzą. 

1. Planowanie i przygotowanie do webinaru
2. Promowanie wydarzenia i zaproszenie uczestników
3. Przygotowanie techniczne
4. Prowadzenie webinaru
5. Po webinarze

Webinary od A do Z: Jak sprawić, by Twój webinar zakończył się sukcesem.

My Ci Pomożemy!

Planujesz webinar?

© OIWW sp. z oo

Przeczytaj więcej

• Planowanie i przygotowanie do webinaru
• Promowanie wydarzenia i zaproszenie uczestników
• Przygotowanie techniczne
• Prowadzenie webinaru
• Po webinarze

OIWW sp. z oo

ul. Twarda 18

05-105 Warszawa

Kontakt

@ biuro@oiww.eu

t   +48 604190144